ÜBERBLICK
Ein internationaler Hersteller mit europäischem Standort in Deutschland sucht einen proaktiven und praxisorientierten Corporate Operation Specialist (m/w/d) zur fortlaufenden Standorterschließung und Entwicklung der europäischen Geschäftsstruktur.
Diese Stelle ist eine Schlüsselrolle für die Unterstützung des Firmenbetriebs, der Führung, Koordinierung der Compliance, dem Management und täglichen administrativen Funktionen innerhalb eines multikulturellen und internationalen Umfelds. Die Position arbeitet eng mit lokalem Management und Verantwortlichen der Hauptzentrale und koordiniert gleichzeitig die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern in den Bereichen IT, Recht und Betrieb. Der/Die ideale Kandidat/in ist sehr organisiert, anpassungsfähig, detailorientiert und fühlt sich in einem Arbeitsumfeld einer wachsenden Organisation wohl, wo sich Strukturen und Prozesse kontinuierlich weiterentwickeln.
AUFGABEN
Unternehmensbetrieb & Administration
Unterstützung des tagtäglichen Betriebs und interner administrativer Prozesse
Verwaltung von strukturierten Dokumentationen, Archivierungssystemen und Firmenunterlagen
Koordinierung interner Workflows und Unterstützung bereichsübergreifender Geschäftstätigkeiten
Unterstützung bei der Büroorganisation, der Koordination der Räumlichkeiten und der allgemeinen Unternehmensverwaltung
Governance, Risiko und Compliance
Unterstützung der Implementierung und Wartung von internen Richtlinien, Governance-Frameworks und Prozessen in Bezug zur Compliance
Koordinierung der Compliance-Dokumentation, verpflichtenden Trainingssitzungen, Überwachung der Richtlinien und Vorbereitung von Audits
Assistenztätigkeiten in der Überwachung von regulatorischen Voraussetzungen und internen Standards
Unterstützung der Risiko Dokumentation und internen Governance-Initiativen
IT und Koordinierung externer Dienstleister
Koordinierung von täglichen IT-bezogenen Prozessen mit externen Dienstleistern
Unterstützung des IT-Betriebs im Büro einschließlich Koordinierung von Hardware, Nutzersupport und systembezogenen administrativen Aufgaben
Unterstützung bei der Pflege der Website und Koordinierung digitaler Unternehmenswerkzeuge
Unterstützung der Dokumentierungen in der IT und des Betriebsablaufs
Management Support
Leistung von betrieblicher und administrativer Unterstützung für die Führungsspitze
Vorbereitung von Berichten, Meeting-Materialien, Präsentationen und Nachbesprechungen
Koordinierung von Terminen, Meetings und interner Kommunikation
Professioneller und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
Kommunikation & betriebliche Unterstützung
Unterstützung interner und externer Kommunikation
Koordinierung der Aktualisierung der Web-Inhalte und Materialien für die betriebliche Kommunikation
Unterstützung bei Ad-Hoc-Projekten und initiativen zur Verbesserung des betrieblichen Ablaufs
QUALIFIKATIONEN
Professionelle Kenntnisse von betrieblichen Abläufen, Governance, Administration, Koordinierung der Compliance, Büromanagement oder ähnlichen Funktionen
Starke organisatorische und Multitasking-Fähigkeiten mit einer strukturierten Arbeitsweise
Deutsch- und Englischkenntnisse auf Business-Niveau erforderlich
Japanischkenntnisse vorteilhaft
Erfahrung mit internationalen und multikulturellen Arbeitsumfeldern
Praxisorientierte und proaktive Denkweise und eigenständige Arbeitsweise
Verständnis von betrieblichen Prozessen, Standards für die Dokumentation und Compliance-bezogenen Abläufe
Grundverständnis von der Koordinierung von IT-Infrastruktur und dem Management von externen Anbietern
Hohes Niveau an Verlässlichkeit, Diskretion und Anpassungsfähigkeit
Erfahrung in kleinen bis mittelgroßen internationalen Unternehmen bevorzugt
VORZÜGE
Jahresgehalt: bis 60.000€ Brutto (abhängig von der Erfahrung)
30 Tage bezahlten Jahresurlaub
Arbeitszeiten 38,5 h/Woche
Büroarbeit und Home Office (bis zu 2-Mal pro Woche)
Starkes Umfeld für Erfahrungen mit europaweiten Geschäftsaktivitäten
Wegen einer hohen Zahl an Bewerbern, können wir leider nur Kandidaten, die in die engere Auswahl kommen, informiert werden. Wir bitten um Ihr Verständnis.