ÜBERBLICK
Ein japanisches Unternehmen, das hochpräzise 3D-Daten für die Automobilindustrie und andere Branchen liefert, sucht einen Verwaltungsassistenten (m/w/d) in Frankfurt.
AUFGABEN
Als Verwaltungsassistent/in spielen Sie eine zentrale Rolle bei der Unterstützung der täglichen Arbeit in unserer Geschäftsstelle. Sie werden für eine Vielzahl von Aufgaben verantwortlich sein, die für ein effizientes Büromanagement und eine effektive Kommunikation mit unseren Konzernunternehmen und Kunden unerlässlich sind. Diese Position bietet eine spannende Gelegenheit für eine organisierte und detailorientierte Person, die zum Erfolg unseres Teams beitragen kann.
Hauptverantwortlichkeiten:
1. Allgemeines Büromanagement:
Unterstützung bei Routineaufgaben in den Bereichen Verkauf, Einkauf, Technik und Projektmanagement.
Mithilfe bei anderen täglichen Büroarbeiten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
2. Kommunikationsunterstützung für Konzernunternehmen/Kunden/Verwaltungsbüros:
Kontaktaufnahme mit Konzernunternehmen/Kunden/Verwaltungsbüros per E-Mail, Telefon und persönliche Besuche, um außergewöhnlichen Service und Reaktionsfähigkeit zu gewährleisten.
3. Administrative Arbeiten:
Bearbeitung des ein- und ausgehenden Schriftverkehrs, einschließlich Sortieren und Verteilen von Briefen, E-Mails und Faxen.
Verwalten von Paketen und einmaligen Sendungen.
Korrespondenz mit Buchhaltungsfirmen und Behörden im Namen des Unternehmens.
Vorbereiten und Einreichen der erforderlichen Unterlagen bei der Buchhaltungsfirma und den Behörden.
Überwachen der Bestände an Büromaterial und Auslösen von Bestellungen nach Bedarf.
Unterstützung bei allgemeinen Ablage- und Bürotätigkeiten.
Verwaltung von Terminen und Reisevorbereitungen für das obere Management nach Bedarf.
Vorbereitung von Berichten und Präsentationen nach Bedarf.
Bei Bedarf Mithilfe bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen.
QUALIFIKATIONEN
Schlüsselqualifikationen:
Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten und Eigenmotivation.
Anpassungsfähigkeit an verschiedene Arbeitsumgebungen, Kontaktpersonen und Teamdynamik.
Ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten.
Fähigkeit zur Zusammenarbeit im Team.
Sprachkenntnisse:
Fließende Beherrschung der deutschen Sprache auf Geschäftsniveau (deutsche Muttersprache ist von Vorteil).
Fließend in Japanisch auf Geschäftsniveau.
Fließende Englischkenntnisse auf Geschäftsniveau sind ein Plus.
Erfahrung:
3 bis 5 Jahre Berufserfahrung in einer Verwaltungs- oder Assistenzfunktion (Erfahrung in einem japanischen Unternehmen in Deutschland ist von Vorteil).
Nachgewiesene hervorragende Planungs- und Organisationsfähigkeiten.
Beherrschung der Telefon- und Geschäftsetikette.
Hervorragende kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
Office-Kenntnisse:
Beherrschung von MS PowerPoint.
Beherrschung von MS Excel.
Beherrschung von MS Word.
Beherrschung von MS Outlook.
Arbeitstag: 5 Tage pro Woche von Montag bis Freitag
Arbeitszeiten: 25-30 Stunden/von 9 Uhr bis 15 Uhr
VORZÜGE
30 bezahlte Urlaubstage pro Jahr (anteilig während der Probezeit).
Fahrtkostenzuschuss: Das Unternehmen übernimmt eine Fahrkarte für 49 Euro oder einen gleichwertigen Betrag.
Kaffee und Wasser werden im Büro kostenlos zur Verfügung gestellt.
Heimarbeit ist erlaubt; der Assistent sollte mindestens dreimal pro Woche ins Büro kommen.
Die Arbeitszeit kann jede Woche mit Zustimmung des Vorgesetzten angepasst werden.
Bewerben Sie sich online oder setzen Sie sich direkt mit mir in Verbindung, um weitere Informationen über diese Gelegenheit zu erhalten. Aufgrund der hohen Anzahl von Bewerbern werden leider nur die in die engere Wahl kommenden Kandidaten benachrichtigt. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis.