Überblick:
Ein japanisches, technisches Dienstleistungsunternehmen sucht einen Verwaltungsassistenten (m/w/d)
Aufgaben:
Unterstützung von Führungskräften und Kollegen bei administrativen Aufgaben
Übernahme der Büroreinigung und -mechanik sowie der Verwaltung des Büromaterials
Vereinbaren von Terminen und Besprechungen
Aufbau und Pflege eines Dokumentationssystems
Arrangieren von Geschäftsreisen und Reservierung von Hotels für Manager, Kollegen und Besucher aus Übersee.
Begrüßung und Betreuung von Besuchern
Übersetzen von deutschen Sätzen ins Englische zur Unterstützung von Managern, die nicht Deutsch sprechen
Unterstützung bei Renten- und Versicherungsangelegenheiten
Beantwortung von Anfragen von Regierungsstellen nach Bedarf
Verwaltung von Rechnungen und Banküberweisungen
Sammeln von Verwaltungsunterlagen, einschließlich Rechnungen und Berichterstattung an das externe Buchhaltungsbüro
Erledigung anderer Ad-hoc-Aufgaben, die vom Vorgesetzten zugewiesen werden.
Qualifikationen:
Einschlägiger Hochschulabschluss, oder gleichwertige Ausbildung, die die erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten für die Ausübung der Tätigkeit vermittelt.
Eine zusätzliche Qualifikation als persönlicher Assistent oder Sekretär ist von Vorteil.
Mehr als 5 Jahre Berufserfahrung in einer entsprechenden Position
Beherrschung der Microsoft Office Suite App.
Verhandlungssichere Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Japanischsprachige Bewerber sind herzlich willkommen
Kenntnisse im Bereich GDPR sind von Vorteil
Gute organisatorische Fähigkeiten, Zeitmanagement und Multitasking